Wie kann man Emails im Mail Programm für Mac archivieren? Ich habe folgendes Problem. Die Emails sind teilweise geschäftlich, teilweise Privat. Ich brauche die alle weil sie wichtige Geschäftsvorfälle dokumentieren. Nun ist mein Mail Programm so langsam geworden, dass ich die Emails entweder löschen muss oder sie irgendwie archivieren. Nun gibt es eine Möglichkeit die Emails zu archivieren? am besten in Form von Datenbank oder so. Damit man sie später schnell durchsuchen kann.
Wer tausende Emails in den Postfächern im Mail Programm auf Mac hat, der kann tatsächlich Schwierigkeiten haben, entweder die gewünschte Emails zu finden oder aber die Geschwindigkeit nehmt dramatisch ab. Das liegt an der ungeheuer großen Menge von Daten die verarbeitet werden müssen.
Mail für Mac wurde für gewöhnliche Nutzer konzipiert. Nicht jeder speichert alle Emails und hat dann tausende davon auf der Festplatte. Ich persönlich finde die Archivierung von Emails gut. Denn alles wird in digitaler form gespeichert und kann dann durchsucht werden.
1. Anleitung zum Archivieren von Emails aus dem Mail Programm auf MAC.
Erstens: es gibt verschiedene Methoden wie man Emails aus dem Mail Programm auf Mac archivieren kann. Hier werden nur die gängigsten vorgestellt.
Die einfachste Methode - Postfach auf Desktop umziehen.
Eine der einfachsten Methoden für die Archivierung von Emails ist ein Postfach oder ein Post-Ordner auf Desktop zu ziehen (per Drag & Drop)
- Wähle den Ordner (einen von den Ordnern die du selbst erstellt hast, falls du überhaupt irgendwelche Postfach-Ordner erstellt hast) oder Postfach (Beispielsweise Eingang, Gesendet oder Papierkorb).
- Ziehe diesen Ordner auf Desktop mit der Maus um (Drag & Drop). Dabei wird auf dem Desktop automatisch ein MailBox Ordner erzeugt.
2. Postfach Archiv per rechten Mausklick erzeugen.
Eine weitere Methode um Emails zu archivieren ermöglicht die Archiv-Funktion.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das Postfach, das archiviert werden soll.
Wähle ARCHIVIEREN
- Jetzt muss man nur noch den Ort auf der Festplatte bestimmen, wo das Archiv erstellt werden soll.
- Nach dem Klick auf AUSWÄHLEN wird eine Datei mit dem Namen: Postfachname.mbox erzeugt. Das ist das Archiv in dem alle Emails aus diesem Postfach archiviert werden.
- Jetzt wo die sämtliche Emails archiviert wurden kann man das Postfach, bzw. dessen Inhalt löschen um platz für neue ankommende Emails zu schaffen. Dadurch wird das Mail Programm erheblich entlastet, startet schneller und die Spotlight Suche gibt endlich bessere Ergebnisse aus. Ein überfülltes Postfach kann nämlich die Suchfunktion von Spotlight beeinträchtigen. Denn bei jeder Suche werden auch sämtliche Postfächer und sämtliche einzelne Emails nach den Phrasen durchsucht. Bei einer großen Menge an Emails kann das lange dauern.
3. Emails Archivieren auf einem Separaten Emailkonto.
Eine weitere, und meiner Meinung nach sinnvolle Möglichkeit Emails zu archivieren ist: die Kopie einer jeden ankommenden Email Nachricht zu einem weiteren „Offsite" Emailkonto weiterzuleiten. Das geht wie folgt:
richte in deinen bisherigen Emailkonten auf dem Server (GMX, LiveMail, Hotmail, Web.de) oder ähnliches, eine Weiterleitungsregel ein. Die Regel muss folgendes enthalten: jede Email soll ein eine bestimmte Emailadresse weitergeleitet werden. Weitergeleitet sollen die Kopien der Emails. Alles was im Eingangskorb angekommen ist bleibt auch dort. Diese Nachrichten werden dann per Mail Programm auf dein Mac geladen. Dazu separat hast du alle Kopien aller Emails auf dem Offsite Emailkonto. Ich benutze dafür die Google Mail Konto weil es praktisch eine unbegrenzte Kapazität (Speicherplatz) bietet.
4. Die Gesamte Mail Bibliothek (Library) archivieren.
Man kann auch die gesamte Bibliothek die von dem Mail Programm auf dem Mac erzeugt wird archivieren. Das geht relativ schnell und es wird sozusagen das gesamte Mail Programm archiviert. Diese Methode ist empfehlenswert, wenn man sich einen neuen Mac kauft und die Daten samt Emails umziehen möchte.
Hierzu muss man wie folgt vorgehen:
- Mail Programm ausschalten
- Den Ordner LIBRARY auf der Festplatte (Macintish HD) finden
MAIL Ordner aufsuchen.
- Rechtsklick auf den MAIL Ordner und MAIL KOMPRIMIEREN auswählen.
Das wird einen ZIP Archiv der gesamten Mail Bibliothek erzeugen. Alle Konten, alle Emailadressen mit Passwörtern, alle Emails und Ordner werden dadurch archiviert und könne von einem zum anderen Rechner schnell umgezogen werden.
Um dieses Archiv zu benutzen muss man auf dem neuen Rechner wie folgt vorgehen:
- Mail Programm auf dem neuen Rechner ausschalten.
die alte MAIL Library finden und umbenennen.
die archivierte Mail Library aus dem ZIP Entpacken und in den Library Ordner des neuen Rechners kopieren.
Beachte, dass bei dieser Art des Archivierens muss das Mail Programm IMMER ausgeschaltet bzw. beendet werden. Solange das Programm läuft, greift er auf die Datenbank zu. Wenn dann die Datenbank ersetzt oder verändert wird, kann das Probleme verursachen. Das macht dann vernünftiges Archivieren von Emails im Mail Programm auf dem Mac unmöglich.
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